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Q&A
 知り合いのシステム開発会社が、クライアントからプライバシーマークの取得を要請されたと聞きました。個人情報保護法が、今後中小企業に与える影響として、どんなことがあるのか教えてください。
大畑───個人情報保護法では、個人情報を扱う業務を外部に委託した場合、つまり外注した時に、委託先で事故がおきると委託元が責任を問われます。従って、業務を委託する企業にとっては、外注先の企業の選択が重要になってきます。
最近、取引先から契約の見直しを迫られている企業が多いと聞いています。その契約書には再委託禁止、定期的な報告義務、立ち入り検査や監査の実施、事故時の損害賠償請求など、個人情報の取り扱いが厳しく求められています。自らも個人情報の取扱について、厳しい目で管理体制を見直す必要があります。
また、取引先がプライバシーマークの取得を求めるところも増えてきました。
プライバシーマークは個人情報保護体制を構築し、審査を受けて合格した企業にのみ与えられるマークです。定期的に審査員が体制のチェックを行いますので、取引先にとっては、自ら監査や体制のチェックを行う必要がなく、委託先の選定条件には最適という訳です。
自治体でもプライバシーマークを入札の条件にしているところが増えてきました。
お知り合いのシステム開発会社は、プライバシーマーク取得により個人情報を含めた総合的な「情報管理体制」を求められているものと思われます。
今後は、何らかの個人情報保護体制を構築しておかないと仕事が貰えなくなる、世の中はそんな状況ですね。この傾向は、個人情報保護法の施行を待たず起きているので、早めの着手が必要です。
 このような社会状況で、社労士事務所に求められることは何ですか？
大畑───社労士事務所は、個人情報の宝庫と言われています。
労務に関わる書類をはじめ、多くの個人情報を扱い、そして保有しています。これほど個人情報に接する機会の多い士業は無いでしょう。
ある社長が、「うちの社労士が社員の保険証を持って行って普通郵便で返却してきた。万一、紛失して社員に事故が起きたらどう責任をとるのか！！」と憤慨されていました。
また、社労士法第22条にも定められているように、強い守秘義務を求められる社労士は、倫理概念からも自分の社労士事務所を個人情報保護法に対応させ、顧客の秘密を守る義務があります。
社労士は、顧問先・関与先の倫理観を構築し、コンプライアンスある企業に成長させる大事な役割をも担う立場にあると言っても過言ではないでしょう。
社労士事務所は、顧問・関与先の個人データを守ることはもちろん、自ら見本を示す必要があると思います。
このツールを導入した場合、メリットは何ですか？
 大畑───皆様の中で、個人情報保護法の解説セミナーに参加された方は多いでしょう。
それでも具体的に何をしたら良いのかわからないと言われる方が多いのも実情です。
本ツールでは、経験豊富な社労士の協力を得て、個人情報保護体制を構築する為に必要なもの全てを網羅しています。
さらに、事務所の業務処理基盤の確立に役立つよう「ISOの管理手法」を導入するためのツールも含んでいます。
全ての資料・書式はCD−ROMに収容してありますので、事務所名を変更する程度で、煩わしい処理は殆どなく、すぐに使用することができます。
まずは、本ツールで事務所の体制構築を早急に行って頂きたいと思います。
他の事務所に先駆けて取り組む事で、他の事務所との差別化が図れます。
また、顧問・関与先の信用を高め、大きな信頼を得ることが可能となるのです。
この「社労士向け個人情報体制構築ツール」を活用し、事務所の体制を整え、企業にそのノウハウを提供していく事は、社労士事務所の業績向上につながるチャンスになりうると信じています。
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